Se alla era registreringar samtidigt

Med översiktsfunktionen får ni enkelt en överskådlig bild av vad som har registrerats i verktyget och kan utifrån det sortera, söka och exportera data. Ni kan också använda översikten för att identifiera risknivåer och kontrollera status på era olika behandlingar. Det finns flera olika visningslägen att välja mellan, bland annat en tabell-vy som går att filtrera på olika sätt.

Skapa rapporter med några få klick

Använd verktyget för att enkelt skapa praktiska rapporter med sammanställningar eller analyser. Dessa kan sedan exporteras och laddas ner som Excel- eller PDF-filer – en riktigt bra funktion ifall tillsynsmyndigheten skulle be att få ta del av er dokumentation.

Kontrollera användarbehörighet och åtkomstnivåer

Ni kan själva ställa in parametrar för olika roller och behörigheter i verktyget. Exempelvis kan ni tilldela rapport-behörighet till en administratör eller ge en kollega begränsad tillgång till en viss registrering. Registreringar kan kopplas ihop med specifika användare såsom en DPO eller den medarbetare som ansvarar för en viss behandling. Som administratör kan man också skicka meddelanden inom verktyget till andra användare.

Verktyg som lämpar sig för samarbete

Privacy Records har aktivitets- och påminnelsefunktioner som sparar tid och hjälper till att hålla koll på viktiga behandlingar. Aktiviteter och påminnelser kan skapas för de flesta steg i en process, exempelvis för gallring eller för översyn av registreringar. Sedan är det bara att koppla ihop uppgifterna med en viss behandling eller ett dokument och tilldela dem till en användare.

Håll koll på och dela information i verktyget

Använd statusfunktionen för att märka upp registreringar som klara eller pågående, och kommentarfunktionen för att kommunicera med kollegor när det saknas information. Genom att använda statusmarkeringar kan ni också enkelt flagga risker och filtrera på dem senare, för spårning eller för att utföra en DPIA.

Ladda upp eller lenk til centrala dokument som hjälper er at kartlegga varje behandling av persouppifter, så som integritetspolicier, bitredesavtal, analyser, rutiner och riktningslinjer.

Tilldela uppgifter till rätt personer

En intuitiv administratörsfunktion gör att du kan tilldela olika delar av en utvärdering till olika användare. Användare kan tilldelas hela eller delar av processer och du kan ge specifikt tillstånd att utföra vissa uppgifter, till exempel att fylla i frågeformuläret.

Upprepa utvärderingarna för att mäta förbättringar

Första steget i en utvärdering består av en rad frågor som täcker in ett antal olika teman. Era svar gör det möjligt för systemet att sammanställa en detaljerad översikt över hur ni hanterar personuppgifter och hur ni följer lagstiftningen samt identifiera förbättringsområden. Med Privacy Evaluation kan ni utvärdera era rutiner så ofta ni vill, vilket gör det möjligt för er att övervaka långsiktigt och mäta framsteg.

Användarvänligt gränssnitt

Verktyget sammanfattar informationen som ni lägger in under kartläggnings- och utvärderingsstegen och visar den i översikten. Systemet ger poäng beroende på hur väl ni följer lagstiftningen. Det finns också en benchmarking-del där era poäng ställs mot ett branschmedelvärde. Dessa funktioner är alla utformade för att hjälpa er att snabbt identifiera problem som behöver lösas.

Vi hjälper er att bli bättre

Översikten visar tydligt vilka delar ni redan klarar av bra och vilka delar som behöver förbättras, och ger förslag på åtgärder som kan ta er närmare GDPR-efterlevnad. Åtgärdsförslagen bygger på specifika delar av lagstiftningen och innehåller detaljerade instruktioner om hur man ska gå vidare. 

Delegera uppgifter direkt i verktyget

Det kan vara svårt att gå igenom era utvärderingar och veta hur ni kommer vidare. Vi har därför tagit fram en administratörsfunktion som hjälper dig att delegera uppgifter till enskilda användare. Varje användare får tillgång till sina egna uppgifter och kan lägga till kommentarer och dokument samt uppdatera status när en aktivitet är åtgärdad.

Aktivitetsstatus i realtid

I verktyget finns ett aktivitetsfält som visar användarnas aktivitet, så att ni enkelt kan bilda er en uppfattning om vilka som använder det, och vad nuvarande status är på olika uppgifter och utvärderingar

Givande utbildning

Vi har sett till att kursinnehållet presenteras på ett tydligt och lättförståeligt sätt som är informativt och samtidigt intressant.

Innehåll framtaget av experter

Vi erbjuder för närvarande en grundkurs i dataskydd, men flera kurser kommer inom kort. Grundkursen omfattar sju olika teman, inklusive en beskrivning av varför dataskydd behövs, en genomgång av viktiga begrepp och principer samt en introduktion till de registrerades rättigheter.

Enkelt att integrera i ert system

Ni som köper Privacy E-learning får automatiskt tillgång till vår E-learning-portal. Men om ni redan har ett system för e-learning, ett eget LMS, så går det bra att importera våra kurser dit eftersom de kommer i SCORM-format vilket gör dem kompatibla med de flesta system.

Övervaka inlärningsprocessen

Genom admin-sidan i Privacy E-learning kan du få en överblick över organisationens utbildningsaktiviteter. Därifrån kan du bland annat bjuda in anställda till kurser och se vem som har genomfört dem.

Så vet ni när en DPIA behövs

Första steget i Privacy DPIA är att gå igenom ett kort frågeformulär för att fastställa om det är obligatoriskt eller frivilligt att gå vidare och göra en konsekvensbedömning..

Gör en DPIA och delegera viktiga uppgifter i verktyget

Ni kan hantera, delegera och följa upp alla identifierade risker i verktyget. Använd statusfunktionen för att bestämma risknivåer och markera om en risk är fortsatt aktuell eller minimerad.

Få en snabb överblick över era konsekvensbedömningar

Översikten gör det möjligt att följa status på er ert DPIA-arbete på ett användarvänligt sätt och få syn på alla risker som ni har identifierat. Härifrån kan ni också skapa rapporter för att dela med organisationen eller tillsynsmyndigheten.

Spåra och dela information i verktyget

Använd kommentarfunktionen för att kommunicera med kollegor när det saknas information – det gör det enklare att komma vidare.

Ta med dig informationen du behöver

Vill du importera information om era personuppgiftsbehandlingar? Eller exportera resultaten av er konsekvensbedömning? Det är bara ett par knapptryck bort.