Ca fem timmar med våra projektledare:

• Ett uppstartstillfälle där vi går igenom förutsättningarna
• Två tillfällen där vi går igenom inställningar, skapar nya registreringar och lär er använda alla funktioner
• Ett uppföljnings- och avslutningstillfälle där vi säkrar att allt sitter på plats

Se alla era registreringar samtidigt

Med översiktsfunktionen får ni enkelt en överskådlig bild av vad som har registrerats i verktyget och kan utifrån det sortera, söka och exportera data. Ni kan också använda översikten för att identifiera risknivåer och kontrollera status på era olika behandlingar. Det finns flera olika visningslägen att välja mellan, bland annat en tabell-vy som går att filtrera på olika sätt.

Skapa rapporter med några få klick

Använd verktyget för att enkelt skapa praktiska rapporter med sammanställningar eller analyser. Dessa kan sedan exporteras och laddas ner som Excel- eller PDF-filer – en riktigt bra funktion ifall tillsynsmyndigheten skulle be att få ta del av er dokumentation.

Kontrollera användarbehörighet och åtkomstnivåer

Ni kan själva ställa in parametrar för olika roller och behörigheter i verktyget. Exempelvis kan ni tilldela rapport-behörighet till en administratör eller ge en kollega begränsad tillgång till en viss registrering. Registreringar kan kopplas ihop med specifika användare såsom en DPO eller den medarbetare som ansvarar för en viss behandling. Som administratör kan man också skicka meddelanden inom verktyget till andra användare.

Verktyg som lämpar sig för samarbete

Privacy Records har aktivitets- och påminnelsefunktioner som sparar tid och hjälper till att hålla koll på viktiga behandlingar. Aktiviteter och påminnelser kan skapas för de flesta steg i en process, exempelvis för gallring eller för översyn av registreringar. Sedan är det bara att koppla ihop uppgifterna med en viss behandling eller ett dokument och tilldela dem till en användare.

Håll koll på och dela information i verktyget

Använd statusfunktionen för att märka upp registreringar som klara eller pågående, och kommentarfunktionen för att kommunicera med kollegor när det saknas information. Genom att använda statusmarkeringar kan ni också enkelt flagga risker och filtrera på dem senare, för spårning eller för att utföra en DPIA.

Ladda upp eller länka till era egna dokument som hjälper er att kartlägga varje behandling av personuppifter, såsom dataskyddspolicyer, biträdesavtal, analyser, rutiner och riktlinjer.

Kartlägg alla behandlingar på ett ställe

Har ni redan påbörjat en registerförteckning i Excel? Importera enkelt all er data från Excel direkt till Privacy Records genom ett anpassat formulär. Samla all information på ett ställe och skapa nödvändig översikt.

Tilldela uppgifter till rätt personer

En intuitiv administratörsfunktion gör att du kan tilldela olika delar av en utvärdering till olika användare. Användare kan tilldelas hela eller delar av processer och du kan ge specifikt tillstånd att utföra vissa uppgifter, till exempel att fylla i frågeformuläret.

Upprepa utvärderingarna för att mäta förbättringar

Första steget i en utvärdering består av en rad frågor som täcker in ett antal olika teman. Era svar gör det möjligt för systemet att sammanställa en detaljerad översikt över hur ni hanterar personuppgifter och hur ni följer lagstiftningen samt identifiera förbättringsområden. Med Privacy Evaluation kan ni utvärdera era rutiner så ofta ni vill, vilket gör det möjligt för er att övervaka långsiktigt och mäta framsteg.

Användarvänligt gränssnitt

Verktyget sammanfattar informationen som ni lägger in under kartläggnings- och utvärderingsstegen och visar den i översikten. Systemet ger poäng beroende på hur väl ni följer lagstiftningen. Det finns också en benchmarking-del där era poäng ställs mot ett branschmedelvärde. Dessa funktioner är alla utformade för att hjälpa er att snabbt identifiera problem som behöver lösas.

Vi hjälper er att bli bättre

Översikten visar tydligt vilka delar ni redan klarar av bra och vilka delar som behöver förbättras, och ger förslag på åtgärder som kan ta er närmare GDPR-efterlevnad. Åtgärdsförslagen bygger på specifika delar av lagstiftningen och innehåller detaljerade instruktioner om hur man ska gå vidare. 

Delegera uppgifter direkt i verktyget

Det kan vara svårt att gå igenom era utvärderingar och veta hur ni kommer vidare. Vi har därför tagit fram en administratörsfunktion som hjälper dig att delegera uppgifter till enskilda användare. Varje användare får tillgång till sina egna uppgifter och kan lägga till kommentarer och dokument samt uppdatera status när en aktivitet är åtgärdad.

Aktivitetsstatus i realtid

I verktyget finns ett aktivitetsfält som visar användarnas aktivitet, så att ni enkelt kan bilda er en uppfattning om vilka som använder det, och vad nuvarande status är på olika uppgifter och utvärderingar

Kurser inom dataskydd:
Dataskydd – Grundkurs 2019
Dataskydd – Fördjupning (kommer inom kort)
Dataskydd i offentlig verksamhet – Grundkurs 2019
Dataskydd i offentlig verksamhet – Fördjupning 2019
Dataskydd – Kunskapsuppföljning 2019
Dataskydd – Grundkurs för skola
GDPR på 10 minuter

Kurser inom informationssäkerhet:
Informationssäkerhet – Grundkurs 2019
Informationssäkerhet – Fördjupning (kommer inom kort)

Vi har sett till att kursinnehållet presenteras på ett tydligt och lättförståeligt sätt som är informativt och samtidigt intressant.

Enkelt att integrera i ert system

Ni som köper Privacy E-learning får automatiskt tillgång till vår E-learning-portal. Men om ni redan har ett system för e-learning, ett eget LMS, så går det bra att importera våra kurser dit eftersom de kommer i SCORM-format vilket gör dem kompatibla med de flesta system.

Privacy E-learning är ett webbaserat verktyg som era medarbetare får tillgång till via sina mobiler, datorer eller surfplattor. Eftersom gränssnittet är responsivt anpassar det sig automatiskt till den enhet som var och en använder.

Så vet ni när en DPIA behövs

Första steget i Privacy DPIA är att gå igenom ett kort frågeformulär för att fastställa om det är obligatoriskt eller frivilligt att gå vidare och göra en konsekvensbedömning..

Gör en DPIA och delegera viktiga uppgifter i verktyget

Ni kan hantera, delegera och följa upp alla identifierade risker i verktyget. Använd statusfunktionen för att bestämma risknivåer och markera om en risk är fortsatt aktuell eller minimerad.

Få en snabb överblick över era konsekvensbedömningar

Översikten gör det möjligt att se status på arbetet med bedömningen och de identifierade riskerna på ett överskådligt. Härifrån kan ni också skapa rapporter för att dela med organisationen eller tillsynsmyndigheten.

Spåra och dela information i verktyget

Använd kommentarfunktionen för att kommunicera med kollegor när det saknas information – det gör det enklare att komma vidare.

Ta med dig informationen du behöver

Vill du importera information om era personuppgiftsbehandlingar? Eller exportera resultaten av er konsekvensbedömning? Det är bara ett par knapptryck bort.