Se alla era behandlingar samtidigt

Med översiktsfunktionen får ni enkelt en överskådlig bild av vad som har registrerats i verktyget och kan utifrån det sortera, söka och exportera data. Ni kan också använda översikten för att identifiera risknivåer och kontrollera status på era olika behandlingar. Översikten går att filtrera utifrån flera olika kriterier.

Skapa rapporter med några få klick

Använd verktyget för att enkelt skapa praktiska rapporter med sammanställningar eller analyser. Dessa kan sedan exporteras och laddas ner som Excel- eller PDF-filer – en riktigt bra funktion ifall tillsynsmyndigheten skulle be att få ta del av er dokumentation.

Kontrollera användarbehörighet och åtkomstnivåer

Ni kan själva ställa in parametrar för olika roller och behörigheter i verktyget. Exempelvis kan ni tilldela läsbehörighet till en administratör eller ge en kollega begränsad tillgång till en viss behandling. Registrerade behandlingar kan kopplas ihop med specifika användare, såsom dataskyddsombudet eller den medarbetare som ansvarar för en viss behandling. Som administratör har man även möjlighet att skicka meddelande till andra användare inuti verktyget.

Verktyg som lämpar sig för samarbete

Privacy Records har aktivitets- och påminnelsefunktioner som sparar tid och hjälper till att hålla koll på viktiga behandlingar. Aktiviteter och påminnelser kan skapas för de flesta steg i en process, exempelvis för gallring eller för översyn av registreringar. Aktiviteterna kan kopplas till en viss behandling eller ett dokument och sedan delegeras till de användare som ska utföra uppgifterna.

Håll koll på och dela information i verktyget

Använd statusfunktionen för att märka upp registrerade behandlingar som klara eller pågående, och kommentarfunktionen för att kommunicera med kollegor när det saknas information. Genom att använda statusmarkeringar kan ni också enkelt flagga risker och filtrera på dem senare, för spårning eller för att utföra en DPIA.

Ladda upp eller länka till era egna dokument som hjälper er att kartlägga varje behandling av personuppgifter, såsom dataskyddspolicyer, biträdesavtal, analyser, rutiner och riktlinjer.

Kartlägg alla behandlingar på ett ställe

Har ni redan påbörjat en registerförteckning i Excel? Importera enkelt all er data från Excel direkt till Privacy Records genom ett anpassat formulär. Samla all information på ett ställe och skapa nödvändig översikt.

Utvärderingar inom flera regelområden:

• GDPR Efterlevnad
• GDPR Biträdesutvärdering
• Informationssäkerhet

Tilldela uppgifter till rätt personer

En intuitiv administratörsfunktion gör att du kan tilldela olika delar av en utvärdering till olika användare. Användare kan tilldelas hela eller delar av processer och du kan ge specifikt tillstånd att utföra vissa uppgifter, till exempel att fylla i frågeformuläret.

Upprepa utvärderingarna för att mäta förbättringar

Första steget i en utvärdering består av en rad frågor som täcker in ett antal olika teman. Era svar gör det möjligt för systemet att sammanställa en detaljerad översikt över hur väl ni följer ett regelverk, samt identifiera förbättringsområden. Med Privacy Evaluation kan ni utvärdera era rutiner så ofta ni vill, vilket gör det möjligt för er att övervaka långsiktigt och mäta framsteg.

Användarvänligt gränssnitt

Verktyget sammanfattar informationen som ni lägger in under analysen och visar en status i översikten. Systemet ger även poäng beroende på hur väl ni följer regelverket. Dessa funktioner är alla utformade för att hjälpa er att snabbt identifiera problemområden och hitta rätt åtgärder.

Vi hjälper er att bli bättre

Översikten visar tydligt vilka delar ni redan klarar av bra och vilka delar som behöver förbättras, och ger förslag på åtgärder som kan ta er närmare regelefterlevnad.

Delegera uppgifter direkt i verktyget

För att säkerställa transparens och delaktighet har vi gjort det möjligt att delegera uppgifter till enskilda användare. Varje användare får då tillgång till sina egna uppgifter och kan lägga till kommentarer och dokument samt uppdatera status när en aktivitet är åtgärdad.

Kontrollera hur väl era leverantörer klarar kraven

Med funktionen Begär utvärdering har ni möjlighet att bjuda in leverantörer eller andra aktörer för att besvara en utvärdering. Därefter kan administratören följa upp status och se hur väl de olika aktörerna uppfyller kraven inom ett område.

Aktivitetsstatus i realtid

I verktyget finns ett aktivitetsfält som visar användarnas aktivitet, så att ni enkelt kan bilda er en uppfattning vad nuvarande status är på olika uppgifter och utvärderingar, samt se en historik.

Dataskydd – Grundkurs
Dataskydd – Fördjupning
Dataskydd i offentlig verksamhet – Grundkurs
Dataskydd i offentlig verksamhet – Fördjupning
Dataskydd – Kunskapsuppföljning
Dataskydd – Grundkurs för skola
GDPR på 10 minuter
Informationssäkerhet – Grundkurs
Informationssäkerhet – Fördjupning

Vi har sett till att kursinnehållet presenteras på ett tydligt och enkelt sätt som är informativt och samtidigt intressant.

Enkelt att integrera i ert system

Ni som köper Privacy E-learning får automatiskt tillgång till vår e-learningportal. Men om ni redan har ett system för e-learning, ett eget LMS, så går det bra att importera kurserna dit. Kurserna kommer i SCORM-format, vilket gör dem kompatibla med de flesta system.

Privacy E-learning är ett webbaserat verktyg som era medarbetare får tillgång till via sina mobiler, datorer eller surfplattor. Eftersom gränssnittet är responsivt anpassar det sig automatiskt till den enhet som var och en använder.

Så vet ni när en DPIA behövs

Första steget i Privacy DPIA är att gå igenom ett kort frågeformulär för att fastställa om det är obligatoriskt eller frivilligt att gå vidare och göra en konsekvensbedömning.

Gör en DPIA och delegera viktiga uppgifter i verktyget

Ni kan hantera, delegera och följa upp alla identifierade risker i verktyget. Använd statusfunktionen för att bestämma risknivåer och markera om en risk är fortsatt aktuell eller minimerad.

Få en tydlig överblick

Översikten gör det möjligt att se status på arbetet med bedömningen och de identifierade riskerna på ett överskådligt. Härifrån kan ni också skapa rapporter för att dela med organisationen eller tillsynsmyndigheten.

Spåra och dela information i verktyget

Använd kommentarfunktionen för att kommunicera med kollegor när det saknas information – det gör det enklare att komma vidare.

Ta med dig informationen du behöver

Vill du importera information om era personuppgiftsbehandlingar? Eller exportera resultaten av er konsekvensbedömning? Det är bara ett par knapptryck bort.

Rapportera in incidenter snabbt och enkelt

Det är enkelt att anmäla en personuppgiftsincident i Privacy Incident. Med hjälp av en delningsbar länk kan vem som helst i organisationen anmäla en misstänkt incident i verktyget direkt när den upptäcks, utan att någon inloggning krävs.

Från anmälan till avslut – smidigt och systematiskt

Verktyget stödjer alla delar i processen: rapportering/anmälan, utredning, åtgärder och uppföljning. Ni får hjälp att systematiskt utreda och dokumentera vad som hänt, hela vägen från att en anmälan kommer in till dess att åtgärderna kan godkännas och ett ärende stängs.

Säkerställ att all information kommer med

Verktyget tar sin utgångspunkt i Datainspektionens blanketter för att anmäla incidenter, så att ingen viktig information riskerar att falla mellan stolarna. Samtidigt finns det plats för egen, kompletterande dokumentation och kommentarer i fritextfält.

Se alla inskickade, pågående och avslutade ärenden

Översikten gör det möjligt att se alla ärenden och grundläggande information om dem samlat på en sida. Precis som i våra andra verktyg kan översikten sorteras utifrån olika kriterier.

Se statistik över era incidenter

Ansvariga personer kan enkelt se statistik över antalet incidenter, deras status, allvarlighetsgrad med mera.

Styr behörigheter och delegera uppgifter till rätt person

Flera alternativa behörighetsnivåer gör att det går att styra vilka i organisationen som kan göra vad i verktyget. Det går enkelt att skicka vidare ett ärende internt, exempelvis för att begära kompletterande information eller till en person med behörighet att starta en utredning eller behörighet att slutgodkänna ett ärende.

Smidigt att ta ut dokumentation i varje ärende

Det är enkelt att exportera dokumentationen kring varje incident från Privacy Incident till en sammanställning i pdf-format. På så sätt kan informationen kan visas upp för fler, skickas vidare eller skrivas ut.